Las Ventajas Competitivas De Las Empresas que usan un SGDI

Las Ventajas Competitivas De Las Empresas que usan un Sistema de Gestión Documental Inteligente

La implementación de la gestión documental en las empresas que hoy han confiado en Grupo Copicanarias para abordar su transición del papel al entorno digital, se ha traducido en mejoras en la productividad y en la reducción del gasto inmediato. El papel les generaba, en comparación, más problemas para su mantenimiento y gestión en el día a día que las necesidades de los activos digitales, ahondando en una reducción del tiempo dedicado solo en la búsqueda diaria de documentos.
 
Con la gestión digital, además de evitar la impresión innecesaria de documentos que simplemente se consultan ahora en pantalla, y de reducir el tiempo de obtención de los documentos al no tener el trabajador que desplazarse al archivo físico, aporta valores añadidos como la normalización de los campos de clasificación (diseño y uso de metadatos normalizados), la aplicación de medidas de seguridad de alta precisión tecnológica con trazabilidad de la información (acceso controlado por LDAP, medidas de autenticación del usuario propias de nuestro gestor documental con huella digital o certificado SSL, entre otros), la simplificación de las operaciones de gestión de la información, las medidas de conservación y el procesamiento del ciclo de vida de los documentos mediante flujos de trabajo han contribuido exponencialmente a optimizar los costes ganando en productividad con los mismos o incluso con menos recursos que antes dedicaban en tareas que no aportaban valor alguno a sus empresas.
 
La estandarización de los metadatos ha sido crucial al garantizar rapidez y precisión en la recuperación de los documentos y de la información que contienen. Esto es un logro del sistema de gestión documental (combinación del gestor documental y de políticas de gestión de documentos), ya que antes de nuestra implementación reinaba el desorden porque cada departamento ordenaba sus expedientes y carpetas como consideraba oportuno, y ello no facilitaba que pudieran ser localizados cuando se trabajaba en equipo al haberse utilizado criterios tan personalizados que cada cual aplicaba de manera arbitraria.
 
La implementación de la gestión documental ha implicado abordar por fases dicha transición no perdiendo de vista que uno de los objetivos principales es llegar a la fase de automatización de tareas y con ello alcanzar maximizar el ahorro de tiempo, como por ejemplo la indexación de albaranes y facturas de crédito en el departamento de facturación cada mes.
 
En palabras de nuestros clientes también ha posibilitado la preservación a largo plazo, con garantías de utilización en cualquier momento, de la información generada como base de conocimiento de la empresa. El sistema de gestión documental inteligente (SGDI) configurado como sistema de gestión del conocimiento (SGC) actuará como garante de la supervivencia de la organización en el mercado al asumir un papel rector en la difusión, creación, aplicación y renovación continua de los conocimientos necesarios para desarrollar los procesos de negocio (tanto los internos como los externos). En la práctica se trata de encontrar una solución que aúne las mejores prácticas de archivado y las acciones realizadas por los miembros de la organización construidos en la información dada. El mecanismo tradicional de intercambio de conocimientos evoluciona hacia un modelo de gestión del ciclo de vida de la información corporativa que garantiza un mayor rendimiento y eficacia a corto, medio y largo plazo del activo más importante para cualquier negocio; La información.
 

La productividad y el ahorro – Nuestra promesa de garantía

En plena globalización económica, uno de los principales retos que deben afrontar las empresas es ser competitivas en los tiempos de entrega, compaginando la rapidez con la calidad de los productos y servicios. La interconexión del mundo demanda cada vez más respuestas y soluciones en tiempo real. Los SGDI marcan la diferencia entre las empresas que se mantienen a flote y aquellas que siguen con el mismo modelo de negocio de hace años. La optimización de los procesos además de mejoras en la productividad y ahorro de costes genera estabilidad y confianza ante los clientes y los proveedores. 
 
Las relaciones comerciales actualmente están tendiendo a ser cada vez más digitales de manera acelerada y eso hace que toda la maquinaria de la empresa tenga, por coherencia, que transformarse digitalmente y pasar de oficina física o el teletrabajo que emplean documentación en papel a una ‘Oficina sin Papeles’ que gestiona casi en su totalidad documentación e información electrónicamente desde cualquier lugar.
 
Este nuevo fenómeno del Papel Cero, en el que Internet está teniendo mucho que aportar, está relacionado con dinámicas de trabajo colaborativo en las que resulta necesaria una infraestructura tecnológica que permita el procesamiento de la información por parte de varios equipos de trabajo que participan en un mismo proyecto o que en mayor o menor medida están interconectados. Para ello, junto a las funciones clásicas de gestión documental, las soluciones actuales aportan funciones adicionales de gran utilidad como su vinculación con suites ofimáticas, el uso de un motor OCR para la auto clasificación e indexación de documentos, módulos de captura de imágenes digitales, opcionalmente el diseño y generación de flujos de trabajo y acceso vía web a través de dispositivos móviles o captura de firma en movilidad.
 
La Oficina sin Papel implica la gestión del cambio en el seno de la organización con la finalidad de introducir mejoras como la digitalización de toda la documentación, su almacenamiento en un respositorio digital, el saneamiento de su utilización y la consulta de los documentos y activos de información soportados en el sistema. A partir del surgimiento de los entornos tipo ERP, CRM, DMS y ECM, la Oficina sin Papeles ha aterrizado en mayor o menor medida como una innovación en la gestión empresarial, completada por soluciones como la firma digital que han permitido que se puedan realizar de forma confiable gestiones relacionadas con tipos documentales como facturas y contratos, preservando las condiciones recomendadas de seguridad de la información, así como su garantía legal.
 
Además, las organizaciones ya no pueden presentar la excusa de que la implementación de gestión documental es costosa y requiere mucho tiempo porque con la comercialización mediante el pago por uso en cuotas mensuales y sin desembolso alguno con una entrega Llave en Mano y completa por nuestra parte, ha permitido que no sea necesario disponer de los servidores de la propia empresa ni requerir del personal técnico para la implementación ni para el mantenimiento de los sistemas. Hemos conseguido tras más de 15 años de experiencia importantes conocimientos de negocios en distintos sectores profesionales, haciendo que nuestro SGDI sea amigable antes, durante y tras la completa implementación. 
 

Las ventajas para nuestros clientes

Ha quedado claro que la automatización de los procesos documentales es ya una realidad en muchas empresas que llevan años beneficiándose de nuestra tecnología. Gracias a un uso inteligente y aplicado de las TIC, los SGDI evitan que se empleen recursos humanos valiosos en tareas repetitivas y tediosas que no aportan valor gracias a la automatización.
 
Hemos logrado que estas empresas eliminen las ineficiencias relacionadas con la práctica diaria de gestión del ciclo de vida de la información y de los documentos, optimizando y racionalizando todo el sistema de gestión del conocimiento de la organización. Si a pesar de lo expuesto anteriormente aún no le queda claro el potencial de mejora y las mejoras reales y confirmadas que hemos aportado a nuestros más de 200 clientes, pueden emplear unos minutos para conocer las numerosas ventajas competitivas que estos han logrado con nuestras soluciones Smart Office y SGDI.
  • Han aportado coherencia, continuidad y productividad en la gestión y administración de la organización introduciendo una nueva perspectiva de control de trabajo y otorgando claves para racionalización de las actividades de la empresa.
  • Han conseguido recuperar hasta 2 jornadas de trabajo completas (48 horas) que antes dedicaban solo en buscar documentos (Las empresas dedican entre un 20% y un 30% de su tiempo en la búsqueda de documentación y la mitad de las veces no encuentran lo que están buscando).
  • Han mejorado su productividad reduciendo un 40% los costes de procesamiento de documentos.
  • Pueden realizar búsquedas efectivas de cualquier documento de una expedición en tan solo segundos.
  • Ha contribuido a crear un lugar de trabajo colaborativo y fomentado este espíritu en el seno de la organización.
  • Ha permitido gestionar el riesgo, como un factor estratégico aportando garantías a la continuidad de la organización. Nuestros sistemas proporcionan un apartado fundamental para realizar copias de respaldo automáticamente que permite restaurar la información en caso de pérdida, negligencia o catástrofe.
  • Tienen un mayor control de la información y la documentación de sus empresas, es decir, las propiedades de los documentos (autenticidad, integridad, fiabilidad, originalidad, control de versiones, formato y disponibilidad, etc), el acceso seguro a los mismos (preservación de la seguridad de la información con medidas de infraestructura, medidas técnicas y credenciales de acceso personalizadas por usuario), el alcance del histórico de documentos y el volumen de información existente, las medidas de custodia y de conservación de documentos y la forma de eliminación más segura en el caso de que fuera necesario.
  • Acceso a todos los correos corporativos y almacenamiento de los mismos de forma eficiente así como de sus archivos adjuntos.
  • Están más tranquilos gracias al cumplimiento de la reglamentación general de protección de datos de carácter personal RGPD, pues ahora los documentos no están accesibles y pueden actuar como prueba en posibles litigios con empleados, clientes o proveedores.
  • Trabajan con medidas de seguridad de la información que antes no tenían, ya que queda grabado en el sistema cualquier acceso hecho por un usuario y los archivos y carpetas se pueden encriptar y permitir su acceso solo a determinadas personas o departamentos.
  • La incorporación en una fase 2 de sus Workflows a departamentos claves para controlar los procesos logísticos les han aportado adicionalmente:
            – Centralizar de las gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos.
            – Ahorro de tiempo e incremento de la productividad y la eficiencia.
            – Cumplimiento de las normas y los procedimientos de trabajo.
            – Detección de cuellos de botella y eliminación de duplicidad de tareas.
            – Evitar el extravío de documentos y/o productos.
            – Control del trabajo y determinación de responsabilidades.
            – Simplificación de la auditoria de procesos y elaboración de estadísticas de mejora.
 

Nuestra experiencia de estos 15 años

Un SGDI bien optimizado y adaptado a la organización, facilita y agiliza el proceso de toma de decisiones al permitir abarcar toda la información relacionada con un determinado asunto. Con la herramienta adecuada, los trabajadores serán más productivos y la satisfacción del cliente aumentará. La información fluirá de manera constante entre los departamentos pudiendo ser reutilizada en la confección de la documentación clave del negocio. Los empleados podrán emplear la infraestructura del sistema incluso para acelerar sus procesos de aprendizaje, aprovechando las funcionalidades de indexado y recuperación de documentos del sistema. La automatización aplicada a la organización de documentos y archivos es el camino más acertado para gestionar con eficacia el valor de las empresas en el momento actual de mercado que atravesamos.
 
La eficacia en la gestión de empresas en la era digital actual se traduce en la inmediatez aplicada a la segmentación y el aprovechamiento del valor de la información producida por el negocio, en cualquier momento y lugar, pues en la era digital ya no existen barreras físicas para la gestión de la información en las organizaciones y en la situación de crisis sanitaria y económica por la que estamos atravesando las empresas, que con visión estratégica deben tomar la delantera por acelerar la transformación de sus organizaciones y llevar a cabo le implementación de un SGDI con una partner que aporte garantía, cercanía y experiencia en el conocimiento de su negocio. 
 

Tienes más información en SGDI SMART OFFICE

Autor: Jorge Santana
Co-Founder Grupo Copicanarias / Director ejecutivo / Director comercial
(Votos: 1)

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