Gestión Documental
Se ha dicho que “la información es poder”, esto si lo extrapolamos al mundo empresarial tiene mucha fuerza ya que todo lo que sepamos va a contribuir en nuestro beneficio, como por ejemplo las decisiones arriesgadas las podemos llevar a un entorno más seguro, o incluso si sabemos el rendimiento de nuestros trabajadores podemos saber qué áreas de trabajo resultan menos productivas e intentar remediarlo…
Para obtener información, ordenarla y que esta se encuentre bajo unos niveles de seguridad óptimos donde podamos establecer una jerarquía de acceso a los datos, tenemos la ayuda de herramientas como un gestor documental que nos facilitan la gestión de todos los documentos de nuestra empresa al mismo tiempo que nos proporciona información interna a ella.
¿Cómo podemos definir la gestión documental?
Se podría definir como el conjunto de reglas que se aplican para administrar todo tipo de documentos, tanto aquellos que se originan internamente en la empresa como los que se reciben de empresas externas.
Siguiendo una serie de normas básicas en la gestión de documentos, tenemos que asegurar lo siguiente:
- Conservar aquellos documentos que son imprescindibles.
- Detectar los documentos que sean prescindibles para proceder a su eliminación.
- Recuperación de documentos.
- Extracción de los datos que se necesiten.
¿Qué es un gestor documental?
Sabemos que a día de hoy hay muchas empresas que siguen administrando todos sus documentos y archivos como antaño, de manera manual, pero esto está cambiando debido a los software de gestión documental.
Un software de gestión documental es un programa que ayuda a las empresas u organizaciones a administrar todos sus documentos y por lo tanto podemos realizar las siguientes acciones:
- Archivar toda la documentación.
- Organizarla al antojo de la empresa.
- Buscar aquellos que nos interesen.
- Guardarla en soporte digital.
¿En qué nos ayuda un sistema de gestión documental?
Llegados a este punto te puedes preguntar ¿Por qué debo implantar un sistema de gestión documental en mi empresa? porque nos proporcionan una serie de características que mejoran considerablemente el proceso manual:
- Mejora la productividad: muchas de las tareas que resultaban repetitivas e improductivas se pueden automatizar de forma desatendida.
- Búsqueda ágil: antes teníamos que buscar en miles de A-Z un documento o dato determinado, ahora estamos a un clic de encontrar lo que necesitemos gracias a los metadatos que están vinculados a cada documento.
- Amigable con el medio ambiente: al administrar todos nuestros documentos en formato digital estamos reduciendo el uso de consumibles como puede ser el papel, tinta, tóneres….
- Reduce los costes: una empresa tiene costes que se podrían reducir o incluso erradicar como por ejemplo el material (papel, tinta…), almacenamiento (en soporte digital podemos almacenar miles de documentos), tiempos de gestión…
DF-SERVER como gestor documental
Desde un inicio hemos sido un gestor documental, y lo seguimos siendo, pero hemos evolucionado y la definición exacta que se le puede dar a nuestra solución es gestión de procesos, ya que abarca una enorme cantidad de procesos que podemos realizar:
¿Qué preocupaciones tienen las empresas a la hora de invertir en un gestor documental?
Para una empresa invertir en este tipo de aplicaciones es una decisión crucial, por eso mismo siempre se investiga exhaustivamente todas las herramientas del mercado para encontrar la que mejor se adapta a sus necesidades.
Realmente, ¿cuáles son esas preocupaciones? Te mostramos a continuación un listado de ellas:
- Integración: es una de las partes fundamentales, el gestor documental debe estar integrado con las aplicaciones que la empresa utiliza habitualmente como por ejemplo ERP, DMS…
- Flexible: un software de gestión documental tiene que poder adaptarse a las necesidades del cliente, ofreciendo única y exclusivamente lo necesario. El ejemplo que te ponemos es el de DF-SERVER ya que gracias a los múltiples módulos que lo componen el cliente solo contrata los que le sean más útiles.
- Usabilidad: cuando adquirimos un servicio de estas características tenemos claro que la empresa tiene que destinar un tiempo a la formación del personal que vaya a trabajar con dicha herramienta, por este motivo es importante que la aplicación sea sencilla de utilizar, intuitiva y que no nos provoque rechazo a la hora de usarla.
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